Minggu, 14 November 2010

Kegunaan Microsoft Office dan Ekstensi

-Microsoft office 2007 terdiri dari 7 program yaitu Microsoft word 2007, excel 2007, powerpoint 2007, access 2007, outlook 2007, publisher 2007, infopath 2007. Dari semua program yang ada mempunyai kegunaan yang berbeda-beda tetapi mempunyai keterkaitan satu sama lain. Caranya membuat program- tersebut saling berhubungan adalah dengan memadukan program satu dengan program lainnya.\

-Microsoft word 2007 mempunyai fungsi yang penting bagi banyak orang. Kegunaannya adalah membuat surat sederhana beserta amplop. Di zaman yang modern ini orang lebih membuat surat mengggunakan komputer karena lebih praktis, cepat, dan rapi contohnya membuta surat lamaran kerja, surat undangan, surat dinas, surat resmi lainnya. Membuat memo, membuat laporan, tabel alasannya karena bila membuat laporan dengan di tulis tangan datanya bisa hilang dan membuat itu lagi jadinya mereka menggunakan word ini bila hilang hasil laporannya maka tinggal di print lagi. Merancang fax dan brosur hal ini sering digunakan oleh orang yang bekerja di kantor. Menbuat dokumen berbentuk surat kabar hal ini sering digunakan oleh orang yang bekerja sebagai wartawan. Membuat label surat biasanya dibuat pada waktu orang mau membuat suatu acara.

-Microsoft excel 2007 mempunyai fungsi yang beraneka ragam. Kegunaannya adalah sebagai berikut mengurutkan data, menjumlah sub total dan grand total, mengedit teks secara langsung di sel, menjumlah secara otomatis dengan autosum, membuat grafik secara cepat dan mudah denga fungsi chard wizard, mencetak dengan proporsi bebas.

-Microsoft powerpoint 2007 mempunyai fungsi untuk membantu kita mempresentasikan laporan. Maksudnya powerpoint bisa menyusun bahan presentasi dan menyajikannya dalam bentuk visual yang menarik dalam waktu yang singkat.

-Microsoft Access 2007 digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi. Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman. Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui
-jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.

-Microsoft infopath 2007 mempunyai fungsi yaitu kemampuannya untuk membuat dan menampilkan dokumen XML dengan dukungan terhadap skema XML yang didefinisikan sendiri. Aplikasi ini juga dapat dikonfigurasikan agar dapat terhubung terhadap sistem eksternal dengan menggunakan XML Web Services melalui Microsoft XML Parser (MSXML) dan SOAP Toolkit. Selain itu, sistem back-end dan middle-tier juga dapat dikonfigurasikan agar dapat berkomunikasi dengannya dengan menggunakan standar-standar layanan Web seperti SOAP, UDDI, dan WSDL. Mengingat InfoPath adalah program pengolah XML, maka adalah mungkin mengolah data tersebut dengan menggunakan pengolah XML lainnya.

-Microsoft outlook 2007 mempunyai fungsi yang unik. Fungsi ini biasanya hanya digunakan untuk mengirim dan membaca surat-e, program ini juga memiliki fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal. Bila digunakan bersama dengan Microsoft Exchange Server, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal bersama. Namun karena banyak lubang keamanan dalam Outlook, program ini sering digunakan untuk memasukkan virus, misalnya lewat attachment surat-e. Beberapa contoh virus yang disebarkan lewat cara ini adalah Melissa dan Sobig.

-Microsoft visio 2007 mempunyai fungsi yaitu digunakan untuk pembuatan denah. Microsoft visio 2007 sangat berguna bagi para arsitek

-Microsoft publisher 2007 mempunyai fungsi yaitu digunakan untuk Desktop publishing

Ekstensi Microsoft office

Ekstensi file. Doc merupakan jenis file untuk dokumen yang dibuat dengan program aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word, Open Office Writer, Abiword, dan lain-lain. Format file ini sangat populer dari dulu sampai sekarang belum ada yang menggantikan ekstensi file ini untuk pengetikan.
Dengan keluarnya Microsoft Office 2007 maka pada Microsoft Word terdapat satu format penyimpanan dokumen baru yaitu .docx yang merupakan ekstensi file baru untuk dokumen. Sistem Microsoft Office 2007 yang baru memperkenalkan format file berdasar XML. Format ini disebut Microsoft Office Open XML. Tidak hanya file word saja, Microsoft Office 2007 juga memakai format penyimpanan yang baru seperti .pptx untuk Power Point dan .xlsx untuk Excel.
Beberapa kelebihan dan keuntungan jika menyimpan file ke dalam format XML ini di antaranya:
Salah satu kelebihannya yaitu ukuran file yang kecil, karena dikompress sekitar 75% ukuran file semula. Kemudian Office 2007 dapat meningkatkan kemampuan untuk file recovery alias memperbaiki file secara otomatis apabila terjadi kerusakan. Hal ini karena secara konsep sebuah file memiliki komponen-komponen yang akan tersimpan sendiri-sendiri misalnya tabel, grafik, dan sebagainya. Dengan demikian, diharapkan apabila terjadi kerusakan tidak seluruh komponen ikut rusak.
Lebih mudah mendeteksi dokumen yang berisi makro. File yang tersimpan menggunakan default nama ekstension “x” (seperti .docx dan .pptx) tidak dapat diisi dengan makro VBA (Visual Basic for Applications) maupun kendali dari ActiveX controls. Oleh karenanya akan terhindar dari kemungkinan terjangkiti virus file. Hanya file-file yang nama belakangnya mengandung “m” (seperti .docm dan xlsm) dapat mengandung makro VBA dan kendali dariActiveX, yang tersimpan pada bagian tersendiri dari file tersebut. Dengan pemisahan nama file tersebut itulah yang akan memu dahkan pengecekan kemungkinan suatu file mengandung virus makro atau tidak. Meningkatkan privacy dan memudahkan kontrol dalam informasi yang bersifat personal sehingga dokumen-dokumen akan dapat diedarkan tanpa kehilangan privacy Anda. Dalam hal ini misalnya pada dokumen-dokumen yang bersifat informasi penting dan sensitif seperti identifikasi personal, nama penulis, comments, tracked changes, dan file paths dapat diidentifikasi atau justru dihapus menggunakan Document Inspector. Format baru ini memiliki tingkat kemampuan untuk berintegrasi dan interoperability menggunakan sesama format Office XML. Hal ini berarti di dalam kerangka kerja Office 2007 documents (Word), worksheets (Excel), presentations (PowerPoint), dan formulir (Acces) dapat disimpan dalam
format XML.\Pada saat awal-wal kita mengenal format baru ini, mungkin kita belum tertarik untuk memanfaatkannya. Namun karena fasilitas ini diperhitungkan untuk masa ke depan, maka suatu saat Anda akan merasa membutuhkan kelebihan ini.
.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar